Adressen-Verwaltung

Wenn Sie vom Haupt- oder Startmenü aus die erste Menüoption Adressen aktivieren, erscheint das Adressen-Bearbeitungsfenster.

Hier können Sie alle Adressen von Kunden, Lieferanten und Interessenten eintragen. Wenn Sie später nach einer Adresse suchen, haben Sie die Möglichkeit, nach 4 verschiedenen Kriterien zu suchen: Nach der Kunden-Nummer, nach dem Suchnamen, nach der Firmenbezeichnung und nach der Postleitzahl.

Beachten Sie, dass Sie bei der Namenssuche nicht nach dem Namensfeld sondern nach dem Feld Suchname suchen können. Dies hat den Vorteil, dass Sie im Namensfeld die betreffende Person in der Form "Vorname Nachname" eintragen können, und bei Suchname eben den zu suchenden Nachnamen. Achten Sie deshalb beim Ausfüllen der Adressenmaske darauf, dass Sie den Nachnamen aus dem Namensfeld möglichst im Feld Suchname wiederholen. Beachten Sie beim Ausfüllen der Masken auch immer die am unteren Bildrand vorhandene Hilfezeile. Sie gibt oft hilfreiche Hinweise für die betreffenden Maskeneinträge.

Wie Sie bereits weiter oben erfahren haben, wird für die Angabe der Anrede und des Titels einer Person nicht die ausgeschriebene Bezeichnung, sondern ein Kürzel verwendet. Wollen Sie also Herrn Prof. Dr. Gerhardt Grünwald in Ihre Adressendatenbank eintragen, dann geben Sie in die ersten Felder der Eingabemaske folgendes ein:

HR PD Gerhardt Grünwald GRÜNWALD

Analog dazu würde der Eintrag für Frau Dr. Lieschen Müller eingetragen werden als

FR DR Lieschen Müller MÜLLER

daily verwendet in der Adressenmaske für folgende Eingabe-Felder Buchstabenkombinationen als Kürzel für den eigentlichen Eintrag: ANREDE, TITEL, LÄNDER und INTERESSEN. Die daily Druckfunktionen kümmern sich später um die richtige textmäßige Auflösung der angegebenen Kürzel.

Auf der Adressenmaske erkennen Sie einen Schalter mit der Bezeichnung Firmenadresse? Bleibt dieser Schalter ausgeschaltet (= [ ]), dann wird die Adresse später so ausgedruckt wie dargestellt, also mit Anrede, Titel und dem Namen zuerst, gefolgt von Firma und Abteilung. Falls der Schalter jedoch eingeschaltet wird (= [X]), druckt daily zuerst die Firmenbezeichnung aus und erst dann Name und Abteilung. Dabei verwendet daily für die Anrede den String, den Sie in der jeweiligen .ini-Datei des aktuellen Formulars über das Schlüsselwort <COMPANY> festgelegt haben. Im Regelfall wird dies das Wort "Firma" sein.

Die Zuordnung einer Adresse zu verschiedenen Selektionskriterien ist eine wichtige Funktion bei der kontinuierlichen Nutzung des Datenbestandes. Durch die Wahl von frei definierbaren Interessen-Code-Bezeichnungen läßt sich jede Adresse ganz bestimmten Ziel- oder Interessen-Gruppen zuteilen. Für spätere Werbeaktionen, Mailings oder Serienbriefe werden diese Codes zur Selektion benutzt. Durch eine geeignete Definition der verschiedenartigsten Codes ist es dann zum Beispiel sehr einfach möglich, alle Personen anzuschreiben, die Sie auf Ihrem Stand auf der Handwerksmesse besucht haben, die nicht von der Konkurrenz sind, das Produkt A oder das Produkt X gekauft haben und die im PLZ-Gebiet 75000...76999 wohnen.

Eine Liste der gängigsten, schon vordefinierten, Kürzel finden Sie im Anhang. Diese Kürzel können vom Systemverwalter jederzeit entsprechend abgeändert bzw. erweitert werden. Bei einer evtl. Änderung sollte jedoch sehr verantwortungsbewußt gearbeitet werden. Insbesondere sollte das Entfernen von Kürzeln unterbleiben, da sie (die Kürzel) ja bereits in der Adreß-Datenbank verwendet worden sein könnten!

Es wird empfohlen, sich gleich zu Beginn des Einsatzes von daily Gedanken über die nötigen Kürzel zu machen und entsprechende Definitionen vorzubereiten. Später sollte die Datei dann nur nach Bedarf erweitert werden; das Löschen von Einträgen sollte möglichst vermieden werden.

Als Beispiel sehen Sie hier einen Ausschnitt aus der Anrede-Code Datei anreden.tab:

#
# Anreden...
#
FR Frau
FAM Familie
FA Firma
FRL Fräulein
HR Herr
HF Herrn und Frau
MIS Miss
: :
: :

Hinweis: Eine Auflistung der Code-Dateien, wie sie standardmäßig vordefiniert sind, finden Sie im Anhang.

Unter dem Menüpunkt Etikett/Liste finden Sie ein Untermenü, mit dessen Hilfe Sie eine einzelne Adresse oder ganze Adressengruppen auf verschiedene Weise ausgeben oder zählen können.

Das Bild zeigt das entsprechende Untermenü. Die erste Menüoption Einzel dient dazu, ein einzelnes Etikett der geradegewählten Adresse auszugeben. (Um das Adressenetikett zu Papier zu bringen, benutzt daily die Einstellungen aus der Zeile ET in den Voreinstellungen).

Wenn für einen Werbeversand (Mailing) eine bestimmte Gruppe von Personen angeschrieben werden soll, kann man sich die zugehörigen Adressenaufkleber über die Option Etiketten-Liste ausgeben lassen. Dazu erscheint zuerst ein Menü, über das das primäre Sortierkriterium festgelegt wird. (Bei Mailings wird dies häufig die Postleitzahlen-Sortierung sein).

Hat man den gewünschten Bereich des Sortierkriteriums angegeben, kann in der danach erscheinenden Eingabemaske eine Verknüpfung der Interessen-Codes aller gespeicherten Adressen hergestellt werden.

Dies ist eine leistungsfähige Funktion zur Auswahl von ganz bestimmten Personen- bzw. Zielgruppen. Voraussetzung für eine gezielte Auswahl ist natürlich, dass Sie bereits bei der Eingabe von Adressen immer alle relevanten Interessencodes bei der Adresse hinterlegt haben. Achten Sie also möglichst von Anfang an auf eine gut definierte Interessencode-Datei (icode.tab). So, wie die Interessencode-Datei im Standard-Lieferumfang von daily enthalten ist, bietet sie nur rudimentäre Einträge, die spartenneutral immer wieder gebraucht werden, wie z. B. KON für Konkurrenz, EKF für Einkaufsabteilung, P für Privat oder W für Weihnachtskarte.

Innerhalb dieser Maske können Sie mit der Tabulator- und Rück-Tabulator-Taste zum jeweils nächsten/vorherigen Feld springen. Sie können jeweils bis zu 8 Einschluß-(Oder-)Kriterien und 8 Ausschluß-(Nicht-)-Kriterien benutzen. Die Logik, die hinter den Ein- und Ausschluß-Kriterien steht, ist eigentlich ganz einfach. Stellen Sie sich vor, Sie haben in die "Oder"-Zeile die drei Merkmale AAA, BBB und CCC eingegeben sowie in die "Nicht"-Zeile DDD und EEE, dann bedeutet diese Kombination als Satz formuliert: "Benutze alle Adressen, die den Interessen-Code AAA oder BBB oder CCC eingetragen haben, aber nicht den Interessen-Code DDD und auch nicht den Code EEE."

Nachdem Sie mit der Funktionstaste <F10> die Verknüpfungsmaske bestätigt haben, erscheint eine Abfrage, ob Sie evtl. eine Anzahl von Datensätzen, die den gewählten Selektionskriterien entsprechen, überspringen möchten. Es könnte ja sein, dass Ihnen bei einem vorhergegangenen Durchlauf nach 297 Etiketten das Papier ausgegangen war...; dann überspringen Sie jetzt einfach 297 Datensätze.

Das gleiche Verfahren wie hier für eine Etiketten-Liste beschreiben, ist auch für die Menüoptionen Kundenliste, Serienbriefe und FAX-Datei anwendbar. Die Optionen Kundenliste und Serienbrief bedürfen wohl keiner weiteren Erläuterung. Die Option FAX-Datei kann dazu benutzt werden, eine Text-Datei zu erzeugen, die pro Zeile jeweils Name, Firma und Telefax-Nummer der entsprechenden Adresse besitzt. Diese Datei kann man extern weiterverwenden, um über entsprechende Hard- und Software beispielsweise Rundschreiben per Telefax zu versenden. Die erzeugte Datei hat immer den Namen faxphone.txt.

Kommen wir zurück zum grundlegenden Adressenmenü. Eine weitere Option dort heißt Text. Dieser Menüpunkt dient dazu, Texte/Briefe an den gewählten Kunden/Interessenten zu verfassen und zu drucken. Außerdem können Texte auch per Internet-EMail versandt werden, sofern Ihr System mit einem entsprechenden Internet-Zugang ausgerüstet ist.

Wenn diese Option Text aktiviert wird, erscheint entweder eine Liste bereits gespeicherter Texte, die man bereits an die aktuell gewählte Adresse geschickt hat, oder es erscheint die Meldung "Keine Vorgänge gefunden". Aus einer Liste von gespeicherten Texten kann man nun entweder einen Eintrag mittels Cursor-Tasten auswählen, oder man drückt die <F8> Taste, um die Auswahl abzubrechen und ein Eingabefeld für einen neuen Text zu beginnen.

In das Eingabefeld Referenz können Sie ein paar Worte eintragen, die den Inhalt des zugehörigen Texts näher beschreiben. Diese Referenz erscheint zusammen mit dem Datum in der Liste schon vorhandener Texte immer dann, wenn Sie Text aus dem Adressenmenü aufrufen. Falls Sie die Option Text aktiviert haben und gar keinen Text bearbeiten wollen, kann die Funktion auch mit <F8> abgebrochen werden.

Zur Bearbeitung von Texten ruft daily den Editor auf, der in der Datei editor.ini eingetragen ist. In der UNIX Version liefern wir den frei erhältlichen Editor DTE mit. Unter DOS kann im einfachsten Fall der zum Betriebssystem gehörende Editor (EDIT.EXE) verwendet werden. Die Datei editor.ini könnte also unter UNIX folgenden Inhalt haben

DTE

und unter DOS

EDIT

EMail

Um einen Text per EMail zu verschicken, muss der gewählte Adress-Datensatz einen Eintrag im Feld EMail besitzen. Man ruft von der Kundenmaske her wie oben beschrieben die Funktion Text auf, und editiert die betreffende Text-Datei oder erstellt einen neuen Text. Nach Speichern des Textes erscheint die Frage, ob der Text gedruckt werden soll. Diese Frage kann man mit <J> für Ja, <N> für Nein und <E> für EMail beantworten. Bei der Antwort Ja wird der Text normal auf der in den Benutzer-Voreinstellungen angegebenen Brief-Ausgabe gedruckt. Antwortet man jedoch mit EMail, so hat man die Möglichkeit, einen Betreff (EMail Subject) anzugeben. Danach wird der Text an die in der Kundenmaske angegebene Email-Adresse versandt.

Der Versand von EMail benötigt ein entsprechend konfiguriertes Kommando, welches daily aus der Datei email.ini liest. Das Kommando muss drei Platzhalter der Form %s enthalten, in denen daily folgende Angaben ablegt:

Die Datei email.ini könnte unter MS-DOS zum Beispiel folgenden Inhalt haben (Zeilen, die mit dem Zeichen # oder mit einem Strichpunkt ; beginnen, werden ignoriert):

#
# Datei: email.ini (MS-DOS)
#
# Diese Datei ist Teil der daily(R)-Distribution
#
type %s | mail -s %s %s >> NUL

Dieses Kommando funktioniert beispielsweise mit dem mail Kommando, welches das TCP/IP Paket der Firma ftp zur Verfügung stellt. Im konkreten Fall könnte daily die %s Platzhalter wie folgt ersetzt haben und ein Kommando ähnlich dem hier gezeigten ausführen:

type text\mymail1 | mail -s "Meine erste EMail" info@ifd.net >> NUL

Ein äquivalentes Kommando in email.ini unter UNIX wäre zum Beispiel

cat %s | mail -s %s %s >> /dev/null

Serien-EMails

Unter dem Menüpunkt Adressen > Etiketten/Listen gibt es einen Menüpunkt EMails. Über diesen lassen sich Serien-EMails erzeugen und versenden. Die Ausführung dieser Funktion wird immer über die in den Benutzer-Voreinstellungen definierte Schnittstelle für Kunden-Listen mitprotokolliert. Da man das letztendliche Versenden der EMails durch einen Schalter unterdrücken kann, dient die Serien-EMail Funktion auch gleichzeitig zur Erzeugung einer Liste von Adressen mit EMail-Einträgen. Die dazugehörige Eingabemaske hat folgende Felder:

Textdatei hier wird der Name der Datei (mit evtl. Pfadangabe) eingetragen, die den Inhalt der zu versendenden EMail-Nachricht enthält.
Betreff diese Eingabe wird als EMail Subject bei den EMails angegeben
Von PLZ

Bis PLZ

 über diese Eingabefelder kann der Adressbereich auf ein PLZ-Gebiet beschränkt werden.
Nur an Domain hier kann man einen oder mehrere Strings angeben, von denen mindestens einer in der jeweiligen EMail-Adresse enthalten sein muss. Wenn dieses Feld leer bleibt, werden alle Email- Adressen der daily® Adressdatenbank berücksichtigt. Mehrere Strings werden durch das Zeichen '|' voneinander getrennt.

Beispiel: Nur an Domain: novell.com | linux.org | sco.com

Nicht an Domain mit Hilfe dieses Feldes können die berücksichtigten Email-Adressen weiter eingeschränkt werden. Von den hier angegebenen, jeweils durch das Zeichen '|' getrennten Strings darf keiner in der EMail-Adresse vorkommen, ansonsten wird die Adresse ausgefiltert. Wenn dieses Feld leer bleibt, werden keine Adressen ausgefiltert.

Beispiel in Zusammenhang mit der Angabe 'Nur an Domain':

Nur an Domain..: firma.de

Nicht an Domain: meier | mueller

Es wird in diesem Beispiel EMail an alle EMail-Adressen bei firma.de geschickt, außer an die Adressen, die meier oder mueller enthalten, also z. B. an susanne.kluge@firma.de, nicht jedoch an hugo.meier@firma.de.

Nur eine Liste Falls dieser Schalter eingeschaltet ist [X], wird das eigentliche Versenden von EMails unterdrückt; es wird aber die entstehende Kontroll-Liste genau so ausgegeben, als wären die EMails auch versandt worden.


Wiedervorlagen

Über den Menüpunkt WV (Wiedervorlagen) erreichen Sie das Wiedervorlage-System von daily. Um das Wiedervorlage-System (WV) genauer zu kennen, muss man wissen, dass die WV mehreren Zwecken dienen. Dabei unterscheidet man, von welcher Stelle im Programm aus die WV aufgerufen werden.

Wenn die WV vom Adressenmenü aus aufgerufen werden, dienen sie als "Ablage" für Kontakte mit der angezeigten Adresse. Dabei lassen sich Themen und Resultate zusammen mit eventuellen Wiedervorlage-Terminen speichern. Vom Adressenmenü aus aufgerufen, erscheinen aber immer alle WV-Datensätze, in denen die aktuelle Adresse gespeichert ist, unabhängig davon, ob ein Wiedervorlage-Termin aktiviert wurde oder nicht.

Wird die WV hingegen von der Projektverwaltung aus aufgerufen, erscheinen alle WV-Datensätze, in denen die Nummer des betreffenden Projekts gespeichert ist. Auch hier ist die Anzeige eines WV-Datensatzes unabhängig davon, ob ein Wiedervorlage-Termin aktiviert wurde. Von der Projektverwaltung aus lassen sich also Projekt-Kontakte mit Personen (=Adressen) aus der Adressen-Datenbank verknüpfen.

Die dritte Möglichkeit, das WV-System aufzurufen, besteht vom daily Hauptmenü aus. In diesem Fall er scheinen alle WV-Datensätze, in denen ein Wiedervorlage-Termin aktiviert wurde, unabhängig von Adressen- oder Projekt kontakten.

Eine Wiedervorlage wird bearbeitet, indem aus dem Menü der Punkt Bearbeiten gewählt wird, und dann mit den Cursortasten der gewünschte Eintrag aus der dargestellten Liste ausgewählt wird. Durch Drücken der <ENTER> Taste erscheint dann der betreffende WV-Datensatz in seinem Bearbeitungsfenster. Um einen Wiedervorlage-Termin zu aktivieren oder zu löschen, wird einfach der Schalter Wiedervorlage? ein- [X] oder ausgeschaltet [ ]. Wenn sich die Eingabe-Markierung im Feld Kontakt befindet, kann mit der <F2>-Taste in die Adressenverwaltung verzweigt werden; die zuletzt gewählte Adresse kann dann in den WV-Datensatz übernommen werden. Dies funktioniert natürlich nur beim Aufruf der WV vom Hauptmenü oder von der Projekt-Verwaltung aus, da man sich ja andernfalls sowieso schon in der Adressenverwaltung befindet.

Wie aus dem WV Menü zu ersehen ist, läßt sich auch eine Liste der jeweils angezeigten Wiedervorlagen / Kontakten ausdrucken. Um diese Liste zu erzeugen, benutzt daily die Angaben aus den Benutzer-Voreinstellungen aus der Zeile PJ.

Der letzte Punkt des Adressenmenüs heißt Bank. Über diesen Punkt kann man die Bank-Funktionen aktivieren. Falls für die aktuelle Adresse noch keine Bankverbindung hinterlegt wurde, erscheint eine entsprechende Meldung

und Sie haben die Möglichkeit, eine Bankverbindung anzulegen. Wenn eine Bankverbindung angegeben wurde, sehen Sie ein Bild ähnlich dem nachfolgend gezeigten und es erscheint ein neues Menü. In diesem Menü hat man die Möglichkeiten, eine Überweisung an die gewählte Adresse auszustellen (um z. B. eine Rechnung zu bezahlen), die angelegte Bankverbindung zu ändern oder die eigene Bankverbindung zu ändern. Hinweis: Die eigene Bankverbindung kann ebenfalls vom Hauptmenü aus über die Option Voreinstellungen > Bankangaben geändert werden.

Wenn eine Überweisung gedruckt wurde, kann der entsprechende Betrag auf Wunsch gleich als Ausgabe-Betrag in die Einnahmen-/Ausgaben -Datenbank gebucht werden (erreichbar über Hauptmenü > Buchen)

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