Formulare

Das Formulare-Menü bietet den Zugriff auf die in daily verfügbaren Formulartypen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen. Die Bedienung der einzelnen Formulartypen erfolgt prinzipiell gleich.

daily unterscheidet anhand einer Stelle in der Formular-Nummer, um welchen Typ von Formular es sich handelt. Es geht dabei um die vierte Stelle von rechts. Der Formulartyp Bestellung hat dort eine 2, eine Auftragsbestätigung eine 9, ein Angebot eine 6, ein Lieferschein eine 5 und eine Rechnung eine 1. (NB: Texte, die vom Adressen-Menü aus erreichbar sind, bekommen intern ebenfalls eine Nummer; hierbei ist die vierte Stelle von rechts jeweils die 8).

Der Zugriff auf einen bestimmten Formulartyp kann vom Systemverwalter für jeden Benutzer separat freigegeben oder gesperrt werden. So würde man vielleicht den Zugriff auf Auftragsbestätigungen und Rechnungen für technische Mitarbeiter sperren.

Um eine Liste von bereits gespeicherten Vorgängen (Angebote, Lieferscheine etc.) zu erhalten, besitzt das Formular-Menü die Option Vorgänge. Es erscheinen dann alle für die aktuell in der Adressenverwaltung selektierte Adresse gespeicherten Vorgänge (...auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat).

Hinweis: Im Normalfall erscheint bei der Vorgangsübersicht in jeder Zeile neben der Formular-Nummer und dem Datum die erste Zeile der Formular-Informationen. Durch einen optionalen Programm-Parameter, welcher beim Start von daily mit angegeben werden kann, lässt sich auch die Anzahl von Positionen, die ein Formular besitzt, und der Formular-Endbetrag (die Brutto-Summe des jeweiligen Formulars) mit einblenden. Es ist jedoch dabei zu beachten, dass zur Ermittlung dieser Angaben jeweils alle Formular-Positionen geladen werden müssen. Dies führt bei Kundenadressen, bei denen eine große Anzahl von Formularen mit jeweils vielen Positionen gespeichert sind, unter Umständen zu längeren Wartezeiten, bis die Formular-Übersicht dargestellt werden kann. Deshalb ist die Anzeige der Anzahl von Positionen und des Formular-Endbetrags nicht die Standard-Funktionalität der Vorgangsübersicht. Die Anzeige dieser zusätzlichen Daten wird nur vorgenommen, wenn Sie daily mit dem Programm-Parameter -u starten; also durch Eingabe von

daily -u

Um einen bereits gespeicherten Vorgang zur Bearbeitung zu laden, wählt man ihn am einfachsten aus der Liste von Vorgängen über die Cursortasten an und drückt die <ENTER> Taste. Alternativ läßt sich ein Formular auch über die Menü-Funktionen laden, indem man die Formularnummer verwendet. Um zum Beispiel das Angebot mit der Nummer 0456505 zu laden, wählt man der Reihe nach aus den Menüs:

Angebot > Laden > Bearbeiten

und gibt die Nummer 456505 ein. Ein Formulartyp lässt sich auch "in" einen anderen "hineinladen". Um beim konkreten Beispiel zu bleiben: Angenommen aufgrund des Angebots 456505 haben Sie eine Bestellung erhalten. Jetzt möchten Sie natürlich eine Rechnung erstellen, ohne nochmal alle Positionen neu eingeben zu müssen. Da die Rechnung ja eine neue Rechnung ist, wollen Sie "in" die neue Rechnung eine Kopie des Angebots "hineinladen". Dies können Sie auf zwei Arten bewerkstelligen. Die erste Möglichkeit ist, Sie wählen aus den Menüs

Rechnung > Laden > Kopie

und geben dann die Nummer des Formulars (hier Angebot) an, vom dem Sie eine Kopie in Ihre neue Rechnung übernehmen möchten. Schon haben Sie eine Rechnung, die alle Positionen des Angebots enthält. Die andere Möglichkeit wäre, Sie bewegen in der Vorgangsübersicht den Auswahlbalken auf das Formular, von dem Sie eine Kopie benötigen, und drücken auf die <Leertaste>. Es erscheint daraufhin ganz kurz am Anfang der ausgewählten Zeile das Wort <Gemerkt>. Dies bedeutet, daily hat sich die Nummer des gewählten Formulars intern gemerkt. Wenn Sie nun genauso wie oben über

Rechnung > Laden > Kopie

eine Formularkopie laden möchten, steht die vorher "gemerkte" Formularnummer schon vor-eingetragen bereit und Sie brauchen nur noch die <ENTER> Taste zu drücken.

Wenn jetzt die Bestellung Ihres Kunden etwas von den Positionen des Angebots abweicht, können Sie jederzeit Positionen abändern, löschen oder hinzufügen. Sie können auch einzelne Positionen anderer Formulare mit in Ihre Rechnung aufnehmen. Dazu wählen Sie

Position > Anlegen > Kopie

und geben dann sowohl die Formularnummer als auch die Positionsnummer an, von der Sie eine Kopie erhalten möchten. Auf diese Weise können Sie auch innerhalb eines Formulars kopieren. Dazu geben Sie einfach für die Formularnummer die 0 an. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein Angebot mit 4 Positionen und brauchen als 5. Position nochmals den Eintrag aus Pos. 002, jedoch mit anderer Stückzahl. Dazu können Sie über die Menüs durch

Position > Anlegen > Kopie

eine Kopie der Position 2 erhalten, indem Sie als Formularnummer 0 und Positionsnummer 2 eingeben.

Neue Positionen legt man über

Position > Anlegen > Neu

an. Das Anlegen, Einfügen und Löschen von Formular-Positionen kann über die entsprechenden Menüpunkte wie oben erwähnt geschehen. Sehr einfach lassen sich Positionen aber auch über

Position > Bearbeiten

hinzufügen, einfügen, ändern und löschen. Durch diese Menüwahl erscheint ein Auswahlbalken im Positionen-Fenster. Dieser reagiert auf die Tasten <Pos1>, <Ende>, <Einfg> und <Entf> wie folgt:

Wenn der Auswahlbalken auf der letzten Position eines Formulars steht, und man die <Cursor-nach-unten> Taste drückt, kommt man in die Funktion "Position anhängen". Hier kann man ---genauso wie bei "Position einfügen"--- entscheiden, ob man eine neue Position anlegt oder eine schon vorhandene kopiert. Falls man keine Position anhängen bzw. einfügen möchte, kommt man durch <Cursor-nach-oben> oder <ESC> wieder zurück zum Auswahlbalken.

Innerhalb der Positionsmaske können Sie einen Artikel aus der Artikelverwaltung holen, indem Sie entweder direkt die Artikelnummer in das erste Feld der Maske eingeben, oder indem Sie mit Hilfe des Schalters AV? in die Artikelverwaltung springen. Wenn Sie diesen Schalter einschalten und die <ENTER> Taste drücken, wird die Artikelverwaltung aktiviert und Sie können dort den gewünschten Artikel selektieren.

Wenn Sie die Artikelverwaltung wieder verlassen (mit Hilfe von <Cursor-nach-oben> oder <ESC>) erscheint die Frage "Artikel übernehmen?". Antworten Sie hier mit <J> für Ja und Sie erhalten eine Kopie des selektierten Artikels aus der Artikel-Datenbank.

Nachdem man in das Feld Menge einen Eintrag gemacht hat, sucht das Programm die Liste eventueller Kundenrabatte durch, und trägt automatisch den entsprechenden Rabattsatz in die Positionsmaske ein, wenn für den aktuellen Kunden und die eingegebene Menge in der Artikelverwaltung ein Kundenrabatt vergeben wurde. Andernfalls wird das Rabatt-Feld nicht verändert.

Eine weitere Besonderheit jeder daily Formularposition besteht darin, dass Aufmaß-Berechnungen, wie sie in Handwerksbetrieben häufig benötigt werden, ganz einfach als Formel in das Langtext-Feld eingetragen werden können. Wenn in das Langtext-Feld nur eine Formel eingegeben wurde, erkennt daily automatisch, dass es sich um eine Aufmaß-Berechnung handelt, und bietet an, das Ergebnis der Aufmaß-Berechnung in das Feld Menge einzutragen.

Aufmaß-Formeln können in daily fast beliebig kompliziert sein. Wir wollen hier nur ein paar Beispiele für mögliche Formeln zeigen:

2 * 5

1.56 * 2.33 + 3.67 * 1.18 - 0.26 * 0.8

(3.45 + 1.77 + 2.23 + 1.14) * 2.05 -
0.355 * (0.78 + 1.23 - 0.25) +
2 * 0.41 * 1.22 - 0.16 * 2.3

In den drei oben gezeigten Beispielen würde daily folgende Mengen errechnen:

10

7.76

17.62

Sie sehen, mit daily brauchen Sie keinen Taschenrechner mehr zu bemühen, um Ihre Aufmasse zu ermitteln.

Formular Zusatzangaben

Gerade in Handwerkbetrieben ist es häufig so, dass bereits während der Ausführung einer Leistung pauschale Zahlungen des Kunden (Abschlagszahlungen) geleistet werden. Um bei einer (Schluß-)Rechnung oder einem sonstigen Formular solche Zahlungen mit ausweisen zu können, besitzt das Formular-Menü von daily einen Menüpunkt Zusatzangaben. Über diese Funktion können bis zu 8 beliebige Textzeilen zum Formular hinterlegt werden, wobei jede Textzeile auch mit der Angabe eines Betrages versehen werden kann. (Wenn ein Betrag = 0.00 angegeben wird, wird der Betrag nicht mit ausgegeben!)

Die so eingegebenen Beträge werden zum Endbetrag des Formular addiert bzw. abgezogen (negative Beträge). Die Zusatzangaben können so mehreren Zwecken dienen; entweder einfach als Textfelder oder eben zur Angabe von (Pauschal)-Beträgen oder Abschlagszahlungen. Nachfolgend sollen zwei Beispiele die Verwendung der Formular-Zusatzangaben verdeutlichen.

Beispiel 1: Nur Zusatz-Text (Beträge = 0.00; werden nicht mit ausgegeben)

Beispiel 2: Abschlagszahlungen

Wenn Sie mit den Anlegen bzw. Bearbeiten von Positionen fertig sind, wählen Sie entweder die Menüoption Speichern oder Drucken, um Ihre Angaben dauerhaft abzuspeichern. Wenn Sie mit Hilfe der Option Drucken das Formular ausdrucken, wird es übrigens automatisch gespeichert. Vor den Speichern oder Drucken erscheint die Maske der Formular-Variablen (siehe oben). Hier geben Sie alle zum Formular gehörenden Zusatzangaben wie Kunden-Referenz, Zahlungsziel, Lieferzeiten, Angebotsgültigkeit etc. an.

Zu den Angaben für Lieferzeit, Preisstellung, Angebotsgültigkeit, Gewährleistung, Floskel und Grußtext können Sie über die <F3> Taste jeweils die zugehörige Browser-Datei anzeigen lassen und daraus die jeweilige Schlüsselnummer mit den Cursortasten wählen.

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