Offene Posten
Eine nicht unwichtige Funktion für jede Firma ist die Überwachung der rechtzeitigen Zahlungseingänge ihrer Kunden. daily bietet mit seiner Offenen Posten Verwaltung ein gutes Hilfsmittel zu diesem Zweck.
Wenn Sie mit daily eine Rechnung schreiben und diese ausdrucken, erhält die Rechnung beim Druck ein internes Merkmal "noch nicht gebucht". In der Offene Posten Verwaltung finden Sie eine Menüoption Rechnungen übernehmen. Mit dieser Option werden nun alle Rechnungen, die das Merkmal "noch nicht gebucht" besitzen, als unbezahlt in die Offene Posten Verwaltung übernommen und die Rechnungen erhalten jeweils das Merkmal "gebucht".
Nach der Übernahme der noch nicht gebuchten Rechnungen zeigt daily an, wieviele Rechnungen übernommen wurden.
Wenn jetzt ein Kunde eine Zahlung auf seine Rechnung leistet, wird diese Zahlung über die Menüoption Buchen auf den zugehörigen offenen Posten verbucht. Falls die Zahlung nur eine Teilzahlung war, bleibt der offene Posten solange erhalten, bis der Rechnungs- (oder skontierte Rechnungs-)betrag ausgeglichen ist. Alle Zahlungen werden gespeichert, um im Falle einer Mahnung eine Aufstellung der bisher geleisteten Zahlungen ausdrucken zu können. Wenn eine Rechnung vollständig bezahlt wurde, verschwindet sie aus der Offene Posten Verwaltung.
Im Stammdatensatz eines offenen Postens ist neben den Fälligkeiten und Beträgen auch die Mahnstufe, das Datum der letzten Mahnung sowie die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Mahnungen hinterlegt. Die Menüoption Buchen dient deshalb nicht nur dazu, eine Zahlung auf einen offenen Posten zu buchen, sondern auch dazu, die genannten Stammdaten zu verändern. Dies geschieht, indem man wie für eine normale Buchung die Menüoption Buchen aktiviert und auch die Frage Neue Buchung eingeben? mit <J> für Ja bestätigt. Um jetzt aber nur die Stammdaten des offenen Postens zu verändern, läßt man einfach das Feld Zahlung unausgefüllt (0.00). In diesem Fall wird keine zusätzliche Buchung vorgenommen, sondern es werden nur die evtl. veränderten Stammdaten in den Datensatz des offenen Postens zurückgeschrieben.
Das Mahnwesen von daily arbeitet nach folgenden Zusammenhängen. Immer wenn eine der Menüoptionen Mahnen oder Automatisches Mahnen aktiviert wird, prüft daily, bei welchen offenen Posten die Fälligkeit überschritten oder eine weitere Mahnstufe eingetreten ist, und erstellt aus diesen Ergebnissen die entsprechenden Mahnstufen. Ursprünglich ist ja die Mahnstufe eines offenen Postens 0. Bei Mahnstufe 0 prüft das Programm das aktuelle Tagesdatum gegen das Fälligkeitsdatum der Rechnung (das Datum der letzten Mahnung ist im Falle der Mahnstufe 0 nicht relevant). Ist nun die Fälligkeit um eine unter Voreinstellungen > Sonstiges festgelegte Anzahl von Tagen (z. B. Banklaufzeit; in der Regel gibt man 3...4 Tage an) überschritten, erzeugt daily die 1. Mahnung und bringt diese mittels der Angaben aus der Datei mahn1.ini zu Papier. Dann wird das aktuelle Datum in das Feld Letzte Mahnung war am... eingetragen und die Mahnstufe auf 1 gesetzt. Beim automatischen Mahnen gibt es keine Rückfrage, ob eine Mahnung nun auch wirklich ausgeführt/gedruckt werden soll. Hingegen erscheint beim manuellen Mahnen vor jedem Mahnungsdruck nochmals die Abfrage, ob die betreffende Mahnung auch wirklich gedruckt werden soll. Hierbei wird die Mahnung erst dann durchgeführt, wenn die Frage mit Ja beantwortet wird. Man kann also beim manuellen Mahnen die eine oder andere Mahnung auf Wunsch unterdrücken bzw. zeitlich mehr oder weniger verschieben.
Ab der Mahnstufe 1 ist der Eintrag im Feld Letzte Mahnung war am... von Bedeutung. Auch die Angaben in den Feldern Tage von 1. bis 2. Mahnung, 2. bis 3. Mahnung und Weitere sind in diesem Fall relevant. Sie werden sich sicher bereits denken können, welche Zusammenhänge gelten: Bei Mahnstufe 1 wird geprüft, ob zwischen der letzten Mahnung und dem aktuellen Tagesdatum bereits mehr als die Anzahl von Tagen vergangen sind, die im Feld Tage von 1. bis 2. Mahnung eingetragen sind. Bei der Mahnstufe 2 wird die Prüfung mit der Anzahl von Tagen aus dem Feld 2. bis 3. Mahnung durchgeführt und ab der Mahnstufe 3 dient das Feld Weitere für die Prüfung. Die zu einer Mahnstufe gehörende .ini-Datei heißt immer mahn?.ini, wobei ? mit der jeweiligen Mahnstufe ersetzt wird ( zum Beispiel mahn2.ini für die 2. Mahnung).
Bei der Übernahme von Rechnungen in die Offene Posten Verwaltung, wird
jeder Datensatz mit den Werten
Tage von 1. bis 2. Mahnung
Von 2. bis 3. Mahnung
Weitere
vorbesetzt, die unter Voreinstellungen > Sonstiges vom Systemverwalter festgelegt wurden.